Area I: Affari generali e istituzionali
Tutte le informazioni dell'area affari generali e istituzionali
Competenze
- cura la convocazione, la predisposizione dell’ordine del giorno, assiste nei lavori gli organi istituzionali
- assiste il Segretario Comunale nella verbalizzazione delle sedute e coordina il reperimento della documentazione necessaria
- pubblica, eventualmente invia agli organi di controllo, archivia, cura l’esecutività degli atti, trasmette agli uffici interessati, rilascia copie dei provvedimenti (deliberazioni, determinazioni dirigenziali, etc.)
- assiste alle attività del Segretario Comunale
- cura gli adempimenti connessi a elezione, convalida, surrogazione, deleghe
- cura l’attività di notifica di atti
- gestisce il sistema di numerazione degli atti amministrativi
- tiene l’Albo Pretorio e cura la pubblicazione degli atti del Comune, manifesti, stampe, ecc., anche in formato elettronico
- organizza e gestisce i servizi di portineria e centralino
- riceve, smista e spedisce materiale e corrispondenza degli uffici
- cura il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali
- opera affinché la registrazione e la segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni normative e regolamentari vigenti
- autorizza le operazioni di annullamento del protocollo
- organizza il sistema di gestione dei flussi documentali, che comprende la registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti, lo smistamento e l’assegnazione dei documenti alle unità organizzative responsabili, la costituzione e la repertoriazione dei fascicoli, l’individuazione dei responsabili della conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente
- effettua la selezione periodica dei documenti e dello scarto o trasferimento nella separata sezione d’archivio del materiale destinato alla conservazione permanente
- definisce i livelli di accesso ai documenti archivistici e la regolamentazione delle forme di consultazione interna ed esterna dell’archivio, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali
- predispone e conserva i contratti e le convenzioni in genere
- assiste il Segretario Comunale nella registrazione dei contratti e ne cura il repertorio
- assiste il Segretario Comunale nelle operazioni fiscali inerenti l’attività contrattuale
- cura le attività e i procedimenti relativi alla rappresentanza: rapporti con città gemellate, ricevimenti di autorità, organizzazione di incontri ufficiali.
- gestisce l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.)
- cura le politiche di genere
- coordina la progettazione e la programmazione delle relazioni pubbliche, anche istituzionali
- cura il cerimoniale e la rappresentanza
- tiene e aggiorna il registro della popolazione residente
- tiene lo schedario AIRE e rilascia le connesse certificazioni
- provvede all’aggiornamento e alle variazioni degli elenchi AIRE tramite invio con il sistema
- rilascia certificazioni e attestazioni in materia demografica
- tiene e aggiorna i registri di stato civile (nascita, morte, matrimonio, pubblicazioni di matrimonio, cittadinanza, iscrizioni e trascrizioni)
- autentica fotografie;
- rilascia le certificazioni di stato civile
- cura l’istruttoria delle pratiche di pubblicazione di matrimonio
- cura le pratiche di matrimonio, trascrizione di divorzi, separazione beni, etc.
- cura l’istruttoria delle pratiche relative alla concessione della cittadinanza italiana effettuando il giuramento di rito
- riceve e registra le denunce di nascita e di morte
- gestisce le pratiche di adozione, affiliazione, disconoscimento, tutela
- tiene i rapporti con tribunale, procura della repubblica, prefettura, ministero dell’interno, corte d’appello, consolati etc.
- riceve e disbriga tutte le richieste di certificazioni anagrafiche, pervenute a mezzo posta,da parte di utenti, enti pubblici e privati
- cura gli adempimenti relativi alle denunce di morte e in regime di reperibilità le pratiche inerenti i permessi di seppellimento, cremazione, traslazione, etc.
- disbriga le pratiche di immigrazione, emigrazione, cambi di via e scissioni, aggiorna le convivenze, effettua le cancellazione per irreperibilità, rilascia attestato di regolarità ai comunitari, verifica la dimora abituale agli stranieri , provvede all’iscrizione dei detenuti ed effettua le statistiche mensili
- rilascia le carte d’identità sia cartacee che elettroniche e disbriga le pratiche per il rilascio di carte d’identità , cartacee, a soggetti non residenti.
- trasmette le variazioni anagrafiche alla ASL, al SIATEL e alla motorizzazione, tramite l’INA
- effettua la rilevazione semestrale sulla vigilanza anagrafica tramite sistema CNSD
- modifica e allinea i codici fiscali tramite sistema SIATEL
- aggiorna e modifica le sezioni elettorali
- forma, tiene e aggiorna lo schedario elettorale e liste sezionali e generali
- rilascia i certificati elettorali
- gestisce tutte le attività connesse allo svolgimento delle consultazioni elettorali e referendarie
- forma e aggiorna l’albo degli scrutatori e presidenti di seggio, cura l’invio alla prefettura e alla corte d’appello
- forma e aggiorna lo schedario dei giudici popolari, cura l’invio degli elenchi al tribunale e gli altri adempimenti connessi
- istituisce e trasmette i fascicoli elettorali
- cura le revisioni elettorali
- elabora le statistiche elettorali
- assiste il presidente della commissione elettorale circondariale e cura la redazione dei verbali delle sedute
- organizza e svolge le operazioni di censimento
- effettua e organizza le rilevazioni statistiche richieste dall’ISTAT
- rilascia i certificati di esito di leva
- effettua ricerche negli archivi del comune per la verifica di particolari situazioni a fini pensionistici (pensioni di guerra, riscatti del periodo militare) successioni ecc.
- tiene i ruoli matricolari
- cura l’istruttoria delle pratiche delle concessioni aventi oggetto loculi cimiteriali
- tutela, valorizza e promuove il patrimonio librario antico e l’archivio storico
- programma e gestisce progetti di promozione culturale per la cittadinanza, tra cui iniziative che coinvolgono le scuole e gli adulti
- cura e gestisce il polo museale
- cura i rapporti con le associazioni culturali del territorio
- gestisce i rapporti con le associazioni culturali e sportive
- progetta e promuove iniziative sportive e ricreative
- istruisce e cura le pratiche per la richiesta di contributi ad altri enti
- progetta e predispone materiale informativo sulla città
- predispone eventi specificamente atti a promuovere l’immagine della città
- progetta e realizza iniziative di promozione del turismo e dell’immagine della città
- partecipa alla definizione dei calendari delle iniziative di promozione turistica
- programma e gestisce l’utilizzo delle infrastrutture sportive e ricreative presenti sul territorio, anche mediante convenzioni e concessioni a terzi con l’apporto conoscitivo degli uffici tecnici
- vigila sul rispetto di regolamenti e convenzioni per l’uso delle strutture sportive, anche affidate a terzi
- pianifica, progetta e ricerca risorse per l’apertura di nuovi servizi educativi per la prima infanzia
- formula graduatorie per l’inserimento di bambini nei nidi d’infanzia comunali
- cura la pianificazione, la progettazione e l’acquisto di arredi per interni e giochi esterni per i nidi, le scuole d’infanzia, le scuole elementari e medie
- predispone bandi pubblici per erogazione di risorse volte alla progettazione sul diritto allo studio
- formula le graduatorie e procede all’erogazione delle risorse, verificando l’esistenza dei requisiti e l’espletamento dei progetti
- cura rapporti con le autorità scolastiche, Ministero P.I. Università, ASL, ecc.
- organizza e gestisce il sistema informativo dell’istruzione in modo da fornire i dati occorrenti alla programmazione degli interventi su immobili, arredi, servizi, impianti, dotazione di personale
- collabora con i servizi tecnico e patrimonio per la formulazione di programmi di utilizzo dei fabbricati ad uso scolastico e/o loro dismissione
- predispone le pratiche inerenti richieste di contributi a Ministero, Regione ecc.
- gestisce le modalità di sportello: informazioni/modulistica/iscrizioni
- organizza, gestisce e controlla i servizi e il personale delle scuole e mense scolastiche
- programma e organizza i piani di formazioni rivolti al personale degli asili nido
- coordina gli asili nido, la programmazione didattico educativa, i piani di lavoro, il calendario scolastico, ecc.
- organizza , promuove e gestisce progetti e iniziative di qualificazione del sistema scolastico
- gestisce le rette: propone adeguamento, raccolta dati, applicazione, esenzioni, ecc.
- cura l’assistenza pre e post scolastica
- gestisce e controlla il servizio mensa
- controlla la qualità dei pasti delle mense scolastiche
- gestisce gli ordini e le forniture per le mense scolastiche
- cura le attività di collegamento con le Direzioni Didattiche
- gestisce i servizi educativi comunali per la prima infanzia: funzione educativa e dei servizi generali
- cura il rilascio delle autorizzazioni per l’apertura di strutture per la prima infanzia
- elabora unitamente alle Istituzioni scolastiche progetti finanziati dalla Provincia di Bari per il potenziamento del tempo scuola nella scuola media inferiore per gli alunni diversamente abili
- esegue sopralluoghi nelle strutture della prima infanzia autorizzate e convenzionate
- coordina le attività promosse dagli organi collegiali nelle strutture della prima infanzia e nelle scuole materne comunali
- redige e pubblica bandi e graduatorie per l’ammissione dei bambini ai servizi della prima infanzia
- redige e pubblica bandi e graduatorie per l’ammissione dei bambini alle scuole materne comunali
- elabora e gestisce progetti di sviluppo delle attività sportive e ricreative in ambito scolastico ed extrascolastico
- gestisce il servizio scuolabus
- esonero dal pagamento di mensa scolastica e scuolabus
- esonero dal pagamento della retta per gli asili nido
- gestisce i procedimenti per la fornitura gratuita dei libri di testo della scuola primaria
- cura l’istruttoria ed il pagamento dei contributi per l’acquisto dei libri di testo della scuola secondaria di primo e secondo grado.
Tipologia di organizzazione
Area
Responsabile
Persone
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Pagina aggiornata il 31/05/2024